velioBusiness

Maßgeschneidert für die Reinigungsbranche

Rechnungserstellung

Einzelabrechnung, periodische Fakturierung und Jahresrechnung

Vertragsverwaltung

Alles unter einem Dach:
Rechnungsempfang, Pläne ihrer Arbeitnehmer, Leistungsverzeichnis, Kalkulation, Preiseverwaltung, Ressourcenverwaltung

Arbeitszeiterfassung

Übernahme aus Planzeiten,
Überwachung von Abweichungen,
Verwaltung von Fehlzeiten

Arbeitnehmerplanung

Planzeiten und Planfehlzeiten verwalten, flexibler Arbeitnehmertausch, genaue tägliche, wöchentliche und monatliche Übersichten

velioApp

Arbeitszeiten vor Ort live erfassen,
Planzeiten je Arbeitnehmer anzeigen

Customer Care Center

Wünsche, Reklamationen, Aufzeichnung der Kommunikation mit Ihrem Kunden – behalten Sie den Überblick.

Analyse

Nachkalkulation und Kostenrechnung pro Objekt, Kunde, Arbeitnehmer, Kostenstelle und Kostenträger

Das Winterdienstmodul

(optional)

Erweitern Sie velioBusiness um Funktionen speziell für Reinigungsfirmen, die auch Winterdienst anbieten

Tourenplanung

Googlemaps unterstütze Routenplanung mit beliebiger Zahl an Touren

Kalkulation, Angebot und Verrechnung

Kalkulation und Angebotslegung speziell für Schneeräumung und Eisbekämpfung, Verrechnung in Pauschalen und Teilpauschalen

Das Kalkulationsmodul

(optional)

Machen Sie es sich noch einfacher, Angebote zu erstellen! Wir haben die passenden Daten schon hinterlegt.

Kalkulation

Berechnung von Eigenkosten auf Basis von Leistungsparametern, Aufschlagskalkulation zum Verkaufspreis;
Zahlreiche Kalkulationsvorlagen und Muster

Angebotslegung

Integrierter Textverarbeitung, Sofortige Weiterverwendung als Vertrag oder Rechnung

Video-Vorstellung

Rechnungs­erstellung

Einzelabrechnung, Arbeitsscheinabrechnung, automatische Fakturierung und Jahresrechnungen.
Alles ist möglich.

 

Die velio Fakturierung wurde möglichst flexibel gestaltet. Einerseits bietet das System die Möglichkeit, Rechnungen aufgrund vertraglicher Hinterlegungen, zusätzlich aufgezeichneter Leistungen oder auch auf Basis von Arbeitsstunden oder Arbeitsscheinen rasch und automatisch zu erstellen, andererseits können auch nach Belieben freie Rechnungen und Gutschriften erstellt oder bereits auch erstellte Rechnungen – innerhalb gewisser Fristen – einfach geändert oder umgeschrieben werden. Ein Mahnwesen und diverse Buchhaltungsschnittstellen runden die Fakturierung ab. Rechnungen versenden Sie auch einfach per E-Mail.

 

Facts:

  • Monats- und Quartalsrechnungen auf einen Klick
  • Speziell optimiert für die Verrechnung von Unterhaltsreinigung,
    Aufgangs-/Treppenhausreinigung, Grünflächen und Winterdienst
  • Stundenweise Weiterverrechnung nach Lohnarten
  • Freie Rechnungen mit Material- und Textvorlagen
  • Schnittstelle zu allen gebräuchlichen Finanzbuchaltungssystemen

Vertrags­­verwaltung

Alles unter einem Dach.

 

Die velio Vertragsverwaltung ist ein spezielles Werkzeug für Gebäudereinigungs- und Facility-Unternehmen. Hier verwalten und verknüpfen Sie Kunden-, Arbeits- und Objektdaten und steuern den Auftrag mit all seinen periodischen und aperiodischen Leistungs- und Verrechnungspositionen. Die Vertragsverwaltung kann Aufträge in der Bandbreite von Unterhaltsreinigung, Glas- und Fensterreinigung, Baureinigung bis hin zu Winterdienst, Grünflächen und technischen Gebäudedienstleistungen umfassend steuern und verrechnen. Jeder Auftrag ist auch fest im Kostenstellen- und Kostenträgersystem von velio verankert; über diese Zuordnung wird der Auftrag zur späteren, kurzfristigen Erfolgsrechnung einem Unternehmensteil oder operativem Bereich zugeordnet.

 

Facts:

  • Verschiedene Adressen für Objekt und Verrechnung
  • Personalplanung auf Tages-, Wochen- oder Dienstradbasis
  • Hinterlegung aller Verrechnungsdaten und Abrechnungsmodalitäten
  • Ressourcenverwaltung für Reinigungsmaschinen oder andere Geräte
  • Schlüsselverwaltung
  • Dokumentenarchiv

Arbeits­zeit­erfassung

Keine Minute ohne Grund.

 

Die velio Zeiterfassung ist ein umfassendes Werkzeug zur Erfassung, Sichtbarmachung und Verarbeitung von Arbeits- und Fehlzeiten. Arbeitszeiten können aus der Personalplanung übernommen, manuell erfasst oder verändert oder aus der velio ZeiterfassungsApp stammen. Jede erfasste Stunde oder Minute als auch Fehlzeiten werden einer Lohnart und einem Objekt zugewiesen. Durch die Datenaufbereitung in einem übersichtlichen Erfassungsraster, der in verschiedene Ansichten gesetzt werden kann, sind Abweichungen oder Überschreitungen rasch erkennbar. Eine Fehlzeitenvorplanung wacht über mögliche Differenzen bei der Erfassung und hilft auch beim Tausch von Arbeitnehmern. Komplexe Zuschlagsregelungen oder Feiertagsentgelt sind automatisiert, sodass bei der Erfassung oder Planübernahme automatisch rechtlich korrekt gearbeitet wird.

Die Schnittstellenpakete von velio unterstützen die gängigsten Lohnverrechnungsprogramme, an welche die Zeitdaten übergeben werden können.

 

Facts:

  • Einfache Übernahme von Personalplanung
  • Fehlzeitenplanung und Verwaltung
  • Übersichtliche Erfassung
  • Automatismen für Zuschläge
  • Übergabe an Lohnverrechnungsprogramme

Arbeit­nehmer­planung

Was. Wann. Wer. Und: Warum?

 

Die Arbeitnehmerplanung besteht aus einem komplexen, aber einfach bedienbaren Regelwerk zur Hinterlegung von vertrags- und kundenspezifischen Einsatz- und Arbeitszeiten. Dabei kann auf Basis von Kalenderwochen, Wochenrädern, Monaten und Tagen gearbeitet werden, ohne Probleme lassen sich auch saisonale Beschränkungen abbilden. Im Regelwerk können auch Mitarbeiterteams verwaltet werden. Das Regelwerk synchronisiert einen globalen Kalender, der die Arbeitnehmerplanung für einzelne Bereiche des Unternehmens sichtbar macht und auch Eingriffe in einzelne Arbeitseinsätze erlaubt. Dieser Kalender ist dann die natürliche und automatische Grundlage für die Erfassung oder Übernahme von Arbeitszeiten.

 

Facts:

  • Facility-Service typische Planungsmöglichkeiten
  • Wochen, Monats- und Tagesräder
  • Teamplanung
  • Fehlzeitenvorplanung und Arbeitnehmertausch
  • Kalender für Detailplanung und Abweichungen
  • Übernahme als Arbeitszeiten

velioApp

Arbeitszeiten. Überall. Erfasst.

 

Die velioApp ist eine direkt an velioBusiness angebundene ZeiterfassungsApp für Android und iOS. Der mobile Anwender sieht bereits im Vorfeld seine geplanten Arbeitszeiten sowie Objekte und klickt sich einfach bei Beginn und Ende seiner Arbeitszeit ein oder aus. Allfällige Vorkommnisse können fotografiert und ebenfalls übermittelt werden. Durch die übersichtliche Anzeige der Arbeiten und Objekte ist die App auch eine wichtige Stütze für den Alltag des Arbeitnehmers. Die ermittelten Arbeitszeitdaten gelangen unmittelbar in die Zeiterfassung von velioBusiness, wo sie entweder als Arbeitszeiten oder Vergleichszeiten gegenüber der Planung verwendet werden.

 

Facts:

  • Mobile Zeiterfassung mit fixer Anbindung
  • To-Do Listen als Stütze für den Arbeitnehmer
  • Vorfälle fotographisch dokumentieren
  • als Istzeiten oder Vergleichszeiten in Zeiterfassung übernehmen

Customer Care Center

Nichts entgeht Ihnen.

 

Mit dem velio Customer Care Center managen Sie die verschiedenartigen Kundenkontakte zu Ihren laufenden Geschäftsverbindungen. Wünsche, Reklamationen und Dokumente werden im Customer Care Center verarbeitet, einem oder mehreren Mitarbeitern zugeteilt und in eine Bearbeitungsevidenz übernommen. Dort verbleiben diese bis zur vollständigen Erledigung in diesem Kreislauf. Zu jedem Kundenkontakteintrag im Customer Care Center können auch Dokumente archiviert oder eingehende emails aus Emailprogramm importiert werden. Alle Einträge des Customer Care Centers sind voll in den digitalen Akt des velio Systems eingebunden und scheinen auch in allen Suchfunktionen mit auf.

 

Facts:

  • Erfassen und Verfolgen von Kontakt mit Kunden
  • Erledigungskreislauf

Analyse

Nachkalkulation im beliebten Tabellenblatt.

 

In der velioAnalyse stellen sie Auswertungen auf Monats-, Quartals- oder Jahresbasis in Form eines vertrauten Tabellenblattes zusammen und ergänzen diese um beliebige weitere Berechnungen oder Formeln. Die Analyse selbst bezieht Werte aus Stundenanzahlen pro Lohnart, Lohnsummen, Erlöse und die Kosten von Fremdleistungen direkt aus der velioBusiness Datenbank.

Alle Auswertungen können nach Unternehmensteil (Kostenstelle oder Kostenträger), Kunde oder Vertrag, Leistung oder Mitarbeiter eingeschränkt und gefiltert werden.

 

Facts:

  • Nachkalkulation im beliebten Tabellenblatt
  • verschiedenste Filterkriterien
  • Gestaltung individueller Vorlagen möglich
  • Live-Datenzugriff auf die velioBusiness Datenbank
  • Zahlreiche Vorlagen

Touren­planung

Strassen. Gassen. Routen.

 

Die velio Tourenplanung wurde besonders auf die Anforderungen des Winterdienstes hin aufgebaut. Zu betreuende Objekte können in verschiedene Segmente (Bürgersteig, Zufahrten, Parkplätze) aufgeteilt und über verschiedene Touren gelegt werden. Innerhalb der Touren können die Objekte und einzelnen Leistungen nach belieben gereiht, sortiert und gefiltert werden. Die jeweilige Lage des Objekts und die Tour selbst kann mittels integrierter Darstellung von Google Maps visualisiert werden. Über Direktzugriff auf das Archiv des jeweilig hinterlegten Vertrags können auch Gebäudepläne, Räumpläne oder Skizzen angezeigt werden. Zahlreiche Drucksorten runden die Funktion ab.

 

Facts:

  • Optimiert für Winterdienst
  • Planen in beliebigen Touren und Reihung
  • Visualisierung in Maps
  • umfassende Drucksorten

Winter­dienst­kalkulation

Schnell und sicher berechnet.

 

Die Kalkulation und Angebotsberechnung für Winterdienstleistungen ist ein speziell dafür bereitgestellter Bereich im Kalkulationssystem von velioBusiness. Basierend auf Vorlagen, aufgrund derer nichts vergessen werden kann, werden Saisonpauschalen auf Basis von m²-Zahlen oder Stück (beispielsweise für die Enteisung von Hydranten) berechnet. Das Ergebnis fließt in die Angebotsverwaltung und wird in der internen Textverarbeitung optisch als Angebot aufbereitet. Im Auftragsfall kann die Kalkulation und das Angebot sofort als Vertrag weiterverwendet werden.

 

Facts:

  • Umfassende Vorlagen
  • Kalkulation nach m² oder Stück
  • Überleitung in Vertragsverwaltung

Kalkulation und Angebots­legung

So kalkulieren die Meister

 

Die velioKalkulation wurde vollkommen auf die Anforderungen der Facility-Branche hin geschaffen. Mit den verschiedenen Funktionsmodi kalkulieren Sie Unterhaltsreinigung (und Treppenhausreinigung), Sonderreinigung, Grünflächen und Gartenpflege sowie den Winterdienst. Die Kalkulationsvarianten für Reinigung basieren hier jeweils auf Leistungskennzahlen, die Sie über Flächen und Einsatzhäufigkeiten zu Eigenkosten führt. Von dort aus rechnen Sie mit einer Aufschlagskalkulation zu Ihrem Angebotspreis. Zahlreiche Vorlagen bieten Ihnen Richtwerte, die aus der Zusammenarbeit mit Gebäudereinigerinnungen im deutschsprachigen Raum entwickelt wurden. Eine erstellte Kalkulation kann rasch in mit einer Textvorlage in ein Angebot übernommen werden. Die mit velioBusiness erstellten Angebote werden in einer übersichtlichen Evidenzliste gehalten. Erhaltene Beauftragungen führen das Angebot je nachdem dann in einen Vertrag, einen Arbeitsschein oder gleich in eine Rechnung über.

 

Facts:

  • Spezielle Kalkulation für Gebäudereinigung
  • Zahlreiche Vorlagen mit Richtwerten
  • Angebotslegung mit integrierter Textverarbeitung
  • Überleitung in Vertrag

 

Zur Winterdienstkalkulation finden sie hier mehr.

Preise

Alle Preise exklusive Mehrwertsteuer.

velioBusiness 1750,- € für den 1. Arbeitsplatz
850,- € für jeden weiteren Arbeitsplatz
     Winterdienstmodul 650,- € je Arbeitsplatz
     Kalkulationsmodul 650,- € je Arbeitsplatz

Wir bieten zudem Schnittstellen zu diversen Softwarepaketen an, Preise auf Anfrage.

Service

Wir bieten zusätzlich einen monatlichen Wartungsvertrag, der folgendes abdeckt:

 

  • Wartungsvertrag 1 Platz 60,- € / Monat, jeder weitere Platz 20,- € / Monat
  • Unbegrenzt Updates solange der Wartungsvertrag läuft
  • Extraanfertigungen und zusätzlicher Support: 100,- € / h

 

Die Details entnehmen Sie bitte dem Wartungsblatt.
Der Wartungsvertrag ist optional und ist für die Verwendung der Software nicht notwendig.